Den Reparaturauftrag mit den richtigen Angaben beginnen
Halten Sie Fahrzeugkennung, Kilometerstand und die Beschreibung des Kunden zusammen. Fehlen Kilometerstand oder Kontaktdaten, bereiten Sie eine gezielte Frage vor, bevor die Werkstatt den Arbeitsauftrag erstellt oder aktualisiert.
Bewahren Sie die eigene Problembeschreibung des Kunden neben den Befunden des Technikers auf. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und sollten nicht durch eine aus einer kurzen Nachricht erfundene Diagnose ersetzt werden.
Kostenvoranschlag, Freigabe und verfügbares Teil unterscheiden
Ein guter Vergleich zeigt die freigegebene Arbeit und Teile, die aktuelle Fassung und die erfasste Entscheidung des Kunden. Wurde eine Position ergänzt, kann die Serviceberatung diese Änderung besprechen, bevor sie Teil des Auftrags wird.
Unterscheiden Sie bei Teilen die Verfügbarkeit oder erwartete Ankunft laut Lieferant von der Bestätigung, dass der richtige Artikel tatsächlich eingegangen ist. Das ist wichtig, wenn der Kunde fragt, wann das Fahrzeug fertig wird.
Die Reparatur mit einer vollständigen Übergabe abschließen
Vergleichen Sie vor der Vorbereitung der Schlussrechnung die freigegebene Arbeit mit den vom Techniker als erledigt genannten Positionen. Ein zusätzlicher Betrag, ein unerledigter Punkt oder eine fehlende Zahlungsbestätigung muss die Werkstatt klären.
Eine Kundenmeldung kann den bestätigten Grund für eine Verzögerung und die zuletzt vereinbarte Fertigstellungsschätzung verwenden. Ist der Zeitpunkt noch unsicher, nennen Sie das Bekannte und bitten Sie die Serviceberatung um weitere Klärung.
Aufgaben, bei denen Sie Hilfe bekommen können
Veranschaulichendes Szenario mit Beispieldaten.
Die Fahrzeugannahme vervollständigen
Ordnen Sie Fahrzeug und vom Kunden gemeldetes Problem in einer Annahmenotiz und bereiten Sie eine Frage zu fehlenden Angaben vor.
- Was Sie bereitstellen
- Fahrzeugkennung, Kilometerstand, Kundenbeschreibung und der angegebene Kontaktweg.
- Das Ergebnis
- Eine Annahmeübersicht mit markierten fehlenden oder widersprüchlichen Angaben.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Die Werkstatt bestätigt die erforderlichen Fahrzeug- und Kontaktdaten. Fehlende oder widersprüchliche Einträge bleiben beim Team offen.
- Was noch geprüft werden muss
- Die Kundenbeschreibung ist keine Diagnose des Technikers; Mitarbeitende klären unklare Empfänger oder Datenkonflikte.
Einen Kostenvoranschlag für die Kundenentscheidung vorbereiten
Führen Sie die genannten Befunde des Technikers, freigegebene Arbeit und Teile sowie den Preis der Werkstatt in einer Fassung zusammen, die die Serviceberatung mit dem Kunden prüfen kann.
- Was Sie bereitstellen
- Kundenanliegen, Befunde des Technikers, relevante Fotos, freigegebene Teile und Arbeitsdetails, Preis, Version des Kostenvoranschlags und eine gegebenenfalls für diese Fassung erfasste Kundenentscheidung.
- Das Ergebnis
- Eine Zusammenfassung des Kostenvoranschlags und eine gegebenenfalls für diese Fassung erfasste Kundenentscheidung; andernfalls bleibt der Entscheidungsstatus unbekannt.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Der Freigabeschritt ist abgeschlossen, wenn die Werkstatt die Kundenentscheidung zum aktuellen Kostenvoranschlag erfasst; zusätzliche Arbeit wartet auf diese Entscheidung.
- Was noch geprüft werden muss
- Techniker und Serviceberatung bestätigen Diagnose und Preis; der Kunde entscheidet über die vorgeschlagene Arbeit.
Ein Teil von der Lieferantenauskunft bis zum Eingang verfolgen
Halten Sie Verfügbarkeit und erwartete Lieferung laut Lieferant getrennt von der Bestätigung, dass das Teil für einen konkreten Reparaturauftrag eingegangen ist.
- Was Sie bereitstellen
- Reparaturauftrag, Teilekennung, Lieferantenantwort, erwartete Lieferung und Bestätigung des tatsächlichen Eingangs.
- Das Ergebnis
- Ein datierter Status je Teil und gegebenenfalls die fehlende Bestätigung.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Das richtige Teil ist eingegangen und der Reparatur zugeordnet erfasst. Ein fehlendes oder falsches Teil bleibt zur Nachverfolgung beim Einkäufer.
- Was noch geprüft werden muss
- Ein Ersatzteil, neue Kosten oder eine unbestätigte Lieferung muss ein berechtigter Einkäufer prüfen.
Eine Nachricht über eine Reparaturverzögerung vorbereiten
Verwenden Sie den bestätigten Grund der Werkstatt und die überarbeitete Fertigstellungsschätzung, um eine Kundenmeldung für die Serviceberatung vorzubereiten.
- Was Sie bereitstellen
- Reparaturauftrag, bestätigter Verzögerungsgrund, Quelle und Datum des neuen Zeitpunkts, freigegebener Wortlaut und Kontaktstatus.
- Das Ergebnis
- Ein Nachrichtenentwurf oder eine konkrete Frage, wenn Grund oder Zeitpunkt fehlen.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Die Meldung ist abgeschlossen, wenn die Werkstatt den Erhalt der vereinbarten Information durch den Kunden bestätigt und weitere Fragen erfasst.
- Was noch geprüft werden muss
- Die Serviceberatung bestätigt den Zeitpunkt und übernimmt den Kundenkontakt.
Die abschließende Reparaturübergabe prüfen
Vergleichen Sie vor der Übergabevorbereitung die freigegebene Arbeit mit den vom Techniker abgeschlossenen Positionen, der Schlussrechnung und dem Zahlungsstatus.
- Was Sie bereitstellen
- Reparaturauftrag, Kundenzustimmung, erledigte Arbeit, Schlussrechnung und bestätigter Zahlungsstatus.
- Das Ergebnis
- Eine Übergabeübersicht mit unerledigter Arbeit, neuen Kosten oder fehlender Zahlungsbestätigung.
- Wann die Aufgabe abgeschlossen ist
- Die Werkstatt schließt den Auftrag, nachdem sie erledigte Arbeit bestätigt, die Rechnung geklärt und die Zahlung nach ihrem Verfahren erfasst hat.
- Was noch geprüft werden muss
- Eine strittige oder nicht freigegebene Position bleibt bei der Serviceberatung; ein Rechnungsentwurf schließt den Reparaturauftrag nicht ab.
Ihre Fragen
Kann der Assistent das Fahrzeug aus einer Kundennachricht diagnostizieren?
Die Kundenbeschreibung kann für den Techniker geordnet werden. Der Techniker untersucht das Fahrzeug und liefert die Befunde für den Kostenvoranschlag.
Was, wenn der Lieferant sagt, ein Teil sei unterwegs?
Erfassen Sie das als Auskunft des Lieferanten und halten Sie die erwartete Ankunft vom tatsächlichen Eingang getrennt. Die Werkstatt bestätigt den Artikel bei Ankunft.
Kann der Assistent den aktualisierten Kostenvoranschlag an den Kunden senden?
Die Beispiele bereiten eine Fassung für die Serviceberatung vor. Die Werkstatt prüft sie und übernimmt Kundenkontakt und Zustimmung über ihr gewähltes Verfahren.
Enthält die Demo die Reparaturaufträge meiner Werkstatt?
Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Fragen Sie nach Zugang und Verfügbarkeit des konkreten Reparaturablaufs, bevor Sie eigene Unterlagen einbringen.
Quellen und weitere Informationen
- RO Workflow Cheatsheet
Tekmetric skizziert Reparaturaufträge, Kostenvoranschläge, Freigaben, Teilestatus und Zahlung im Werkstattablauf.
- Auto Repair Estimate Software
Tekmetric beschreibt Kostenvoranschläge mit Arbeit und Teilen sowie die Erfassung der Kundenzustimmung.
- What software do small shops actually use? Trying to learn the space.
Eine Person beschreibt, dass Kundenangaben, Fahrzeugfotos und Kostenvoranschläge an verschiedenen Orten liegen.
Erkunden Sie das Beispielunternehmen in der Demo. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.
Demo ansehen (Demo auf Englisch)