Für die übernehmende Person schreiben
Beginnen Sie mit Kunde oder Projekt, benötigtem Ergebnis und aktuellem Stand. Nennen Sie die letzte bestätigte Vereinbarung und ihre Quelle und trennen Sie Vorschläge oder ungeklärte Punkte davon.
Nennen Sie nächsten Schritt und zuständige Person. Benötigt der Empfänger eine Entscheidung von Ihnen, sagen Sie genau welche und wann. Eine Übergabe ist nicht allein deshalb vollständig, weil eine Notiz existiert.
- Nennen Sie Aufgabe und gewünschtes Ergebnis.
- Halten Sie Vereinbartes mit Quelle oder Ablageort fest.
- Listen Sie offene Fragen, Risiken und den nächsten Schritt auf.
- Prüfen Sie den Zugriff und bitten Sie den Empfänger um Bestätigung der Übergabe.
Ein Beispiel: vom Kostenvoranschlag zur Arbeitsvorbereitung
Ein fiktiver Kalkulator übergibt eine Badrenovierung an die für Materialien zuständige Person. Der Kostenvoranschlag enthält einen Waschtisch, aber die gewünschte Oberfläche ist noch offen. Der Kunde hat den Arbeitspreis freigegeben, während der Lieferant kein Lieferdatum bestätigt hat.
Die Übergabe nennt den freigegebenen Kostenvoranschlag, markiert Oberfläche und Lieferdatum als offen und bittet den Empfänger, beides vor einer Bestellung zu bestätigen. Sie ist abgeschlossen, wenn der Empfänger Eintrag, Zugriff und Verantwortung für diese Fragen hat, nicht bei Erstellung eines Bestellentwurfs.
Eine Vereinbarung von einer Möglichkeit trennen
Verwenden Sie einfache Bezeichnungen wie „bestätigt“, „vorgeschlagen“ und „Antwort ausstehend“. Nennen Sie Datum und Quelle für Änderungen an Umfang, Preis oder Zeitpunkt. Widersprechen sich Quellen, geben Sie dem Empfänger beide und sagen Sie, wer den Unterschied klärt.
Prüfen Sie vor Abschluss Ihres Übergabeteils, ob der Empfänger Originaldokumente öffnen kann. Ist kein Zugriff möglich, stellen Sie eine freigegebene Alternative bereit, statt einen Link als ausreichend anzunehmen.
Wo Areinum hineinpasst
Die vorproduktive Demo gibt einem Inhaber einen allgemeinen Assistenten und Arbeitsbereiche etwa für Dateien und Aufgaben. Eine Übergabe kann mit der Bitte beginnen, relevante Fakten und offene Fragen aus den dort verfügbaren Informationen zu ordnen.
Fragen Sie nach aktuellem Teamzugang und Zusammenarbeit für Ihre Übergabe. Sie können die Methode auch mit Ihren bestehenden Werkzeugen nutzen.
Ihre Fragen
Was sollte eine Übergabe mindestens enthalten?
Nennen Sie Vorgang, gewünschtes Ergebnis, aktuellen Stand, nächsten Schritt und zuständige Person. Geben Sie an, wo die Quelle jeder Zusage zu finden ist, auf die sich der Empfänger verlassen muss.
Wann ist eine Übergabe abgeschlossen?
Wenn der vorgesehene Empfänger Informationen und Zugriff für die Übernahme hat und den nächsten Schritt bestätigt hat. Eine gespeicherte Notiz genügt nicht, wenn niemand davon weiß.
Sollte ich jede Nachricht aufnehmen?
Meist benötigt die nächste Person zuerst Entscheidungen und Ausnahmen sowie einen Weg zu den Originalnachrichten. Nehmen Sie die gesamte Historie auf, wenn sie zur Klärung einer Streitigkeit oder zum Verständnis nötig ist.
Was, wenn die bisher zuständige Person nicht erreichbar ist?
Markieren Sie nicht überprüfbare Punkte, nennen Sie die beste verfügbare Quelle und weisen Sie eine Person zur Klärung zu. Machen Sie aus einer fehlenden Antwort keine angenommene Zusage.
Die Demo verwendet beispielhafte Unternehmensdaten und ist auf Englisch. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.
Demo ansehen (Demo auf Englisch)