Sprawdź formularz względem tej konkretnej wycieczki
Fikcyjna wycieczka to wizyta w muzeum 16 czerwca. Przy P01 zapisano otrzymanie formularza dotyczącego obecnej wycieczki. P02 ma status oczekiwania na formularz. Przy P03 nie wpisano statusu. Przy P04 zapisano otrzymanie formularza na wcześniejsze wydarzenie, a na dostarczonej liście nie ma formularza na obecną wycieczkę.
Starszego formularza P04 nie należy przenosić jako potwierdzenia dla wizyty w muzeum. Administrator powinien sprawdzić pusty wpis P03 przed wyciąganiem wniosku o zgodzie.
Ustal właściwą osobę przed przygotowaniem prośby
Dostarczone zapisy wskazują uprawnionych opiekunów P02 i P04. Wpis opiekuna P03 wymaga weryfikacji. Przygotowana lista może pokazać P02 jako oczekujące, P03 jako wymagające sprawdzenia statusu i opiekuna, a P04 jako niemające zapisanego formularza na tę wycieczkę.
Dla P02 projekt może brzmieć: „Nie mamy jeszcze wypełnionego formularza na wizytę w muzeum 16 czerwca. Prosimy o wypełnienie formularza na tę wycieczkę albo informację, że został już wysłany, abyśmy mogli sprawdzić nasze zapisy”. Drugi projekt dla P04 może wyjaśniać, że na dostarczonej liście nie znaleziono formularza na obecną wycieczkę, i pytać opiekuna, czy go wysłano. Administrator najpierw sprawdza każdego odbiorcę i aktualny status.
Pozwól organizatorowi wyjaśnić otwarte zapisy
Administrator może sprawdzić, czy formularz lub dane opiekuna P03 zapisano w innym miejscu oraz czy P04 ma formularz na obecne wydarzenie, który nie trafił na listę. Uprawniona osoba decyduje o następnym kroku zgodnie z procedurą organizatora.
Status „otrzymano” dotyczy dokumentu. To organizator decyduje, czy formularz spełnia wymagania wydarzenia i czy uczestnik może wziąć udział.
Użyj tylko informacji potrzebnych do tego sprawdzenia
W przykładzie potrzebne są oznaczenie wydarzenia, oznaczenia uczestników, statusy formularzy i informacje o uprawnionych opiekunach. Dane o zdrowiu i inne niezwiązane dane osobowe nie są potrzebne do przygotowania tej listy.
Pytania i odpowiedzi
Czy formularz ze starej wycieczki wystarcza na wizytę w muzeum?
Z dostarczonej listy to nie wynika. Organizator musi sprawdzić formularz i wymagania dla tego wydarzenia.
Czy pusty status oznacza odmowę zgody?
Nie. Oznacza, że w dostarczonym zapisie nie ustalono statusu. Administrator musi sprawdzić informacje źródłowe.
Kto powinien otrzymać prośbę o brakujący formularz?
Przed użyciem projektu organizator powinien sprawdzić, czy odbiorca jest uprawnionym opiekunem uczestnika i czy formularza nadal brakuje.
Źródła i dalsza lektura
- Documents Overview
Procare opisuje obieg dokumentów, w tym formularze zgody na wydarzenia i statusy dokumentów.
Zobacz, jak Areinum podchodzi do tej pracy. Dostęp do demo może wymagać uzgodnienia.
Zobacz demo (Demo po angielsku)