Das Formular diesem konkreten Ausflug zuordnen
Der fiktive Ausflug ist ein Museumsbesuch am 16. Juni. Für P01 ist das Formular für den aktuellen Ausflug als eingegangen erfasst. Bei P02 wird ein Formular erwartet. Für P03 ist kein Status eingetragen. Für P04 liegt laut vorgelegter Liste ein eingegangenes Formular für eine frühere Veranstaltung vor, aber keines für den aktuellen Ausflug.
Das ältere Formular für P04 sollte nicht als Nachweis für den Museumsbesuch übernommen werden. Die Verwaltung sollte den leeren Eintrag für P03 untersuchen, bevor sie Schlüsse zur Einwilligung zieht.
Vor dem Entwurf die richtige Person feststellen
Für P02 und P04 ist in den vorgelegten Unterlagen jeweils ein Erziehungsberechtigter als berechtigter Ansprechpartner hinterlegt. Der Eintrag zum Erziehungsberechtigten von P03 muss geprüft werden. Eine vorbereitete Liste kann P02 als ausstehend, bei P03 Status und Erziehungsberechtigten als ungeprüft und bei P04 das fehlende erfasste Formular für diesen Ausflug zeigen.
Für P02 könnte ein Entwurf lauten: „Für den Museumsbesuch am 16. Juni liegt uns noch kein ausgefülltes Formular vor. Bitte füllen Sie das Formular für diesen Ausflug aus oder teilen Sie uns mit, wenn Sie es bereits gesendet haben, damit wir unsere Unterlagen prüfen können.“ Ein zweiter Entwurf für P04 kann erklären, dass das Formular für diesen Ausflug in der vorgelegten Liste nicht gefunden wurde, und fragen, ob es gesendet wurde. Die Verwaltung prüft zuerst jeweils Empfänger und aktuellen Status.
Die offenen Einträge durch den Anbieter klären lassen
Die Verwaltung kann prüfen, ob das Formular oder die Angaben zum Erziehungsberechtigten von P03 anderswo erfasst wurden und ob für P04 ein Formular für die aktuelle Veranstaltung vorliegt, das noch nicht in der Liste steht. Eine berechtigte Person entscheidet nach dem Verfahren des Anbieters über den nächsten Schritt.
Ein als eingegangen markiertes Formular ist ein Dokumentenstatus. Ob es die Anforderungen der Veranstaltung erfüllt und ob eine Person teilnehmen darf, entscheidet der Anbieter.
Nur die für die Prüfung nötigen Angaben verwenden
Das Beispiel benötigt eine Veranstaltungsreferenz, Teilnehmerreferenzen, Formularstatus und Angaben zu den zuständigen Erziehungsberechtigten. Gesundheitsdaten und andere persönliche Informationen, die für die Aufgabe keine Rolle spielen, sind für diese Liste nicht erforderlich.
Ihre Fragen
Zählt ein altes Ausflugsformular für den Museumsbesuch?
Das geht aus der vorgelegten Liste nicht hervor. Der Anbieter muss das Formular und seine Anforderungen für diese Veranstaltung prüfen.
Bedeutet ein leerer Status, dass die Einwilligung verweigert wurde?
Nein. Er bedeutet, dass der Status in den vorgelegten Daten nicht festgestellt ist. Die Verwaltung muss die zugrunde liegenden Informationen prüfen.
Wer sollte eine Anfrage zu einem ausstehenden Formular erhalten?
Vor Verwendung des Entwurfs sollte der Anbieter prüfen, ob der Empfänger für die teilnehmende Person erziehungsberechtigt ist und das Formular weiterhin aussteht.
Quellen und weitere Informationen
- Documents Overview
Procare beschreibt seinen Dokumentenablauf, einschließlich Einwilligungsformularen für Veranstaltungen und Dokumentenstatus.
Sehen Sie, wie Areinum diese Arbeit angeht. Der Zugang zur Demo muss möglicherweise vereinbart werden.
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