Repérer les lacunes d’un brief de campagne
Vérifiez dans le brief reçu l’objectif, le public, l’offre, le canal, la date de lancement proposée, le budget ou la mention « sans objet », ainsi que le statut des éléments créatifs et de la page de destination. Traitez « à convenir » comme une décision ouverte à suivre et un champ vide comme une question à poser au client.
Utilisez le brief pour préparer une demande ciblée sur les décisions manquantes. L'agence peut ensuite décider si elle dispose d'assez d'informations pour planifier le travail et convenir d'un calendrier.
Rattacher chaque commentaire à la version concernée
Gardez l'identifiant ou le lien du fichier à côté de chaque commentaire, de la personne qui l'examine et de la décision demandée. « Modifier le titre » est un commentaire ; « approuvé » n'est une décision que si la personne et la version sont claires.
Si le client a approuvé la version deux et que l'équipe a depuis créé la version trois, ne reportez pas l'approbation. Préparez une question sur la nouvelle version et laissez l'agence suivre sa procédure de validation convenue.
Examiner les demandes supplémentaires et les lacunes des rapports
Quand un client demande un élément ou une révision supplémentaire, placez sa demande à côté des livrables et du nombre de révisions convenus. Un brouillon peut montrer l'effet possible sur le prix et le délai, mais un périmètre incertain ou un accord contesté nécessite une intervention humaine.
Pour un rapport récurrent, convenez d'abord de la période, des indicateurs et des sources de données. Un canal manquant ou une plage de dates non correspondante doit figurer parmi les exceptions du rapport, pas dans un graphique qui laisserait croire à une couverture complète.
Les tâches pour lesquelles vous pouvez obtenir de l'aide
Scénario illustratif utilisant des informations fictives.
Compléter le brief de campagne
Comparez une demande de campagne aux champs requis par l'agence et préparez une liste concise des décisions manquantes.
- Ce que vous fournissez
- Objectif de campagne, public, offre, canal, date, budget ou mention « sans objet », et statut des éléments créatifs.
- Le résultat utile
- Un brief montrant les informations fournies et les points précis à confirmer.
- Quand la tâche est terminée
- L'agence a confirmé les champs requis du brief ou a explicitement convenu de ceux qui restent à décider.
- Ce qui reste à vérifier
- Une campagne n'est pas prête à être planifiée sur la base d'un public, d'une date ou d'un budget supposés.
Associer l'approbation à la bonne version créative
Organisez les commentaires et décisions du client par version précise du fichier et personne chargée de la validation.
- Ce que vous fournissez
- Référence du projet, identifiants ou liens des versions, personne chargée de la validation et commentaires ou approbations disponibles.
- Le résultat utile
- Une vue par version montrant les commentaires, l'approbation ou un statut non résolu.
- Quand la tâche est terminée
- La personne désignée a confirmé la version exacte ou l'agence consigne que l'approbation reste attendue.
- Ce qui reste à vérifier
- L'approbation d'une version n'approuve pas une révision ultérieure.
Rendre visible l'effet d'une demande supplémentaire
Placez une nouvelle demande à côté des livrables convenus, de la limite de révisions et de l'estimation de travail supplémentaire de l'équipe.
- Ce que vous fournissez
- Demande client, périmètre convenu, limite de révisions existante, estimation ou tarif et date de référence.
- Le résultat utile
- Un résumé du changement avec les effets possibles sur le coût et le calendrier, à examiner.
- Quand la tâche est terminée
- La personne autorisée de l'agence et, si nécessaire, le client ont accepté la modification, ou la demande reste en attente.
- Ce qui reste à vérifier
- Un périmètre ambigu ou contesté nécessite un jugement humain et le brouillon n'autorise pas les travaux supplémentaires.
Préparer un rapport de campagne récurrent
Organisez les indicateurs convenus pour la même période et signalez les chiffres manquants ou incompatibles.
- Ce que vous fournissez
- Client et projet, période de rapport, indicateurs approuvés et données sources disponibles.
- Le résultat utile
- Un projet de rapport avec les chiffres disponibles, leur période et les manques visibles.
- Quand la tâche est terminée
- L'agence a vérifié les chiffres et le destinataire prévu, puis a consigné si le rapport a été envoyé et, si cela a été confirmé, remis.
- Ce qui reste à vérifier
- Gardez les canaux manquants visibles et consignez séparément la remise après l'envoi du rapport.
Vérifier les sources avant le premier rapport
Comparez la liste des canaux convenus au statut des connexions ou exports disponibles et à la couverture de la période.
- Ce que vous fournissez
- Canaux approuvés, statuts connus des sources, période de rapport et rôle du contact responsable.
- Le résultat utile
- Une liste des sources disponibles, manquantes ou non confirmées et un projet de question pour chaque manque.
- Quand la tâche est terminée
- L'agence a confirmé chaque source requise ou convenu que le rapport restera incomplet.
- Ce qui reste à vérifier
- Ne demandez pas de mots de passe et n'affirmez pas qu'une connexion réelle existe sans confirmation.
Vos questions
Le fichier le plus récent remplace-t-il automatiquement celui qui est approuvé ?
Non. Gardez l'approbation antérieure associée à la version nommée dans la décision. Un fichier ultérieur nécessite sa propre confirmation lorsque le processus convenu l'exige.
Un projet de rapport peut-il inclure un canal sans données ?
Il peut indiquer que ce canal est manquant ou indisponible. Ne remplacez pas les valeurs manquantes par zéro et ne laissez pas entendre que le rapport couvre le canal.
Que faire si une demande semble sortir du périmètre de la mission ?
Placez la demande à côté du périmètre convenu et préparez l'effet proposé. L'agence résout l'incertitude et obtient tout accord client requis avant de commencer le travail supplémentaire.
Puis-je connecter nos sources de reporting de campagne ?
La démo utilise des données fictives d'entreprise. Vérifiez la disponibilité de vos sources et du processus de rapport avant de compter sur une connexion réelle.
Sources et lectures complémentaires
- How to create a project intake process in Asana
Asana documente les formulaires de réception de projets et l'association des informations soumises aux champs.
- Review links explained for clients (Legacy)
L'ancienne documentation de Frame.io décrit les commentaires et statuts de validation des fichiers créatifs.
- Create, Customize, and Send Reports
AgencyAnalytics documente les options de création et de remise de rapports dans son produit.
- How are you all managing client approvals?
Une discussion publique décrit la difficulté de suivre les approbations des clients et la version approuvée.
- How do you guys manage client inquiries and keep track of relationships?
Une discussion d'agence demande comment organiser les demandes clients, notes et relations.
La démo utilise des données fictives d'entreprise. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
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