Registre as decisões por trás de cada alteração
Um novo arquivo ou mensagem pode conter uma proposta em vez de decisão. Antes de atualizar o registro atual, verifique o que foi aceite e por quem. Guarde a versão anterior quando explicar a alteração ou for necessária para entender um compromisso.
Use uma nota curta: 'O cliente aprovou a data revista de instalação em 8 de junho; a data atual é 19 de junho.' Indique a confirmação e identifique qualquer registro relacionado que também precise de atualização humana.
- Identifique o assunto e seu estado confirmado atual.
- Registre a alteração proposta e sua fonte.
- Confirme decisão, data e responsável.
- Atualize o registro atual e preserve o histórico relevante.
Um exemplo: um cliente muda o acabamento
Uma marcenaria fictícia tem um pedido aprovado com acabamento natural. O cliente pergunta depois sobre acabamento mais escuro e a empresa envia um preço revisto. Nesse momento, o acabamento escuro é um pedido e o preço é uma proposta.
Só depois da confirmação da versão revista pelo cliente a empresa deve marcar o novo acabamento como acordado. Mantenha identificáveis pedido original, solicitação de alteração e confirmação. Se a resposta for ambígua, resolva-a antes de encomendar materiais.
Facilite encontrar o estado atual
Dê ao assunto um nome reconhecível e mantenha o acordo atual perto do trabalho que rege. Um índice curto pode mostrar a versão atual e apontar para mensagens originais; não deve substituí-las quando o texto importar.
Decida quem pode atualizar o registro e como as pessoas envolvidas saberão de uma alteração relevante. Se dois registros entrarem em conflito, marque-o e atribua alguém para resolvê-lo em vez de deixar o arquivo mais recente substituir silenciosamente o acordo anterior.
Onde entra o Areinum
O Areinum usa uma camada de dados da empresa e um grafo persistente para ajudar a encontrar registros relacionados. Na demonstração, as pesquisas do grafo usam metadados e o texto de registros selecionados pode ser lido quando necessário.
Essa arquitetura pretende ajudar o assistente a trabalhar com contexto da empresa. Para uma tarefa, verifique quais fontes, anexos e versões históricas estão disponíveis e por quanto tempo são mantidos.
Perguntas frequentes
Devo apagar uma versão antiga depois de uma alteração?
Mantenha o histórico que explica o acordo ou é necessário ao trabalho, segundo suas necessidades de retenção. Facilite identificar a versão atual para não usar uma antiga por engano.
A mensagem mais recente é sempre o acordo atual?
Não. Pode conter uma pergunta ou proposta. Procure confirmação que identifique as condições e a pessoa autorizada a acordá-las.
E se duas pessoas registrarem versões diferentes?
Preserve ambas as fontes, identifique o conflito e peça à pessoa responsável que confirme o estado atual. Registre a solução e comunique a alteração às pessoas dependentes dela.
Um grafo garante histórico completo da empresa?
Não. O grafo só pode refletir dados e histórico disponíveis. Verifique acesso, cobertura e retenção dos registros em que pretende confiar.
A demonstração usa dados de empresa de exemplo e está em inglês. O acesso pode exigir um acordo prévio.
Ver a demonstração (Demonstração em inglês)