Convenir du contenu de la remise
Commencez par les livrables promis et marquez chacun comme prêt, en attente ou inclus à titre de référence. Vérifiez l'accord et les décisions du projet avant d'ajouter des brouillons ou notes internes. Confirmez que les informations confidentielles et personnelles ont leur place dans la destination prévue.
Convenez d'une méthode de transfert utilisable par le destinataire. Certains fichiers peuvent nécessiter un accès plus restreint que le reste du dossier.
Choisir et nommer les versions finales
Retrouvez les fichiers pertinents dans les échanges et dossiers, puis comparez la version ou la date à l'approbation consignée. La date de dernière modification d'un fichier ne le rend pas final à elle seule. Si deux versions sont plausibles, laissez l'élément ouvert et demandez à la personne responsable du projet.
Donnez à chaque fichier retenu un nom reconnaissable et consignez son objectif. Gardez une référence à l'approbation ou à la personne qui peut résoudre un élément ouvert.
- Listez les fichiers promis et leur statut actuel.
- Vérifiez les versions retenues par rapport au dossier du projet.
- Placez l'ensemble approuvé dans l'emplacement convenu et vérifiez l'accès prévu.
Une remise fictive de projet événementiel
L'index fictif liste un programme d'événement version 3 approuvé et prêt à être remis ainsi qu'un contrat de lieu signé nécessitant un accès restreint. Une facture fournisseur n'a pas été retrouvée : sa ligne reste ouverte et une prochaine action est attribuée à la personne responsable du projet.
Le destinataire n'a pas encore confirmé son accès au programme. Cette vérification reste aussi ouverte. L'index original contient les dates, chemins et références de fichiers fictifs.
Faire de l'index le point de départ
Pour chaque élément, indiquez son objectif, la version retenue, l'emplacement, le statut et toute prochaine action. Préparez un message de remise qui renvoie à l'index et nomme l'élément en attente. Demandez au destinataire de confirmer qu'il peut ouvrir l'emplacement convenu.
Consignez la confirmation d'accès lorsqu'elle arrive. Ouvrir le dossier et accepter tous les livrables sont deux questions distinctes.
Préparer l'index de fichiers avec Areinum
L'assistant Areinum peut aider à organiser les détails des fichiers et les questions en attente fournis dans un index. La personne responsable du projet choisit toujours les versions finales, vérifie les autorisations et gère la remise par le canal convenu.
Vos questions
Faut-il inclure chaque pièce jointe dans la remise ?
Non. Commencez par les livrables convenus et confirmez si des documents de référence ou brouillons sont aussi nécessaires.
Que faire si je ne peux pas déterminer la version finale ?
Laissez la ligne ouverte et demandez à la personne responsable du projet d'identifier la version acceptée et sa source.
Une confirmation d'accès signifie-t-elle que le projet est accepté ?
Elle confirme l'accès réellement vérifié. L'examen et l'acceptation des éléments sont des décisions distinctes.
Sources et lectures complémentaires
- Client file handoff when there is no shared drive, r/consulting
Un consultant demande comment regrouper des documents recueillis dans des pièces jointes en une remise indexée.
Le message décrit une situation déclarée par une personne, pas une remise terminée ou représentative.
2026-10-18 - What are shared drives? Google Workspace Learning Center
Google décrit les fichiers d'équipe sur disques partagés et les contrôles de partage. L'accès d'un destinataire précis dépend de son appartenance et des paramètres de l'organisation.
Il s'agit de documentation Google qui n'établit pas l'accès d'un client précis.
2026-10-18
La démo est en anglais. L'accès peut nécessiter un accord préalable.
Découvrir la démo (Démo en anglais)