Que recueillir avant d'envoyer une facture

Commencez par la proposition acceptée, le dossier de projet ou une autre source que votre entreprise considère comme faisant autorité pour le travail convenu. Consignez le nom ou la référence du projet, le livrable ou l'étape facturée et le déclencheur de facturation décrit dans cette source. Ne copiez le montant et la devise que depuis le document approuvé ; ce guide ne calcule pas un prix et ne décide pas quand une somme est due.

Pour le destinataire, utilisez les coordonnées de l'organisation et du contact fournies ou confirmées par le client. Si celui-ci a fourni un numéro de bon de commande ou une référence d'acheminement, consignez-le avec sa source. Si un champ n'est pas pertinent, marquez-le non fourni ou sans objet selon votre processus au lieu d'inventer une valeur.

Un champ manquant doit avoir un responsable et une prochaine action. Si la référence de projet est incertaine, la personne responsable du compte peut confirmer quelle proposition acceptée ou étape le projet de facture doit citer. Si une référence de bon de commande est attendue mais absente, demandez au client ou au contact interne qui l'a demandée. Ne déduisez pas une référence d'une facture précédente sans confirmation dans le dossier actuel.

Le statut d'un détail diffère de celui de la facture. Un destinataire peut être confirmé alors que le montant attend une vérification interne. Une transmission administrative complète signifie que la personne chargée de la facturation peut préparer un brouillon à partir de documents identifiés ; cela ne signifie pas que la facture a été vérifiée, envoyée, payée ou juridiquement suffisante.

Un studio fictif vérifie les données de facture par rapport à leur source.

• Détail : destinataire ; source : dossier client mis à jour par le responsable du compte ; état : confirmé pour le brouillon ; action : utiliser le destinataire confirmé
• Détail : référence de projet ; source : proposition acceptée PROP-CL-08 v2 ; état : confirmé ; action : reprendre la référence dans le brouillon
• Détail : référence de bon de commande ; source : note client mentionnant un bon sans numéro ; état : à clarifier ; action : demander au contact client si une référence a été émise
• Détail : déclencheur de facturation ; source : note d'étape approuvée ; état : confirmation interne attendue ; action : la personne chargée de facturation compare le brouillon au document approuvé

Une facture peut être adressée à une organisation mais acheminée par un contact ou processus particulier. Consignez le contact ou la boîte fournis par le client, la référence de projet et la fréquence ou l'étape de facturation convenue figurant dans le document approuvé. Ce sont des rappels administratifs, pas une liste universelle des champs obligatoires.

Certains outils de facturation permettent de consigner destinataire, bon de commande et détails de projet. Choisissez les champs nécessaires à la transaction et utilisez le processus professionnel approprié pour toute exigence applicable.

Si le destinataire diffère entre le dossier client et la proposition approuvée, conservez les deux références et demandez au responsable du compte laquelle doit guider le brouillon. Si une étape de facturation est incertaine, laissez son déclencheur non résolu et transmettez-le à la personne qui a approuvé le travail. Une note claire sur le conflit est plus utile qu'un choix silencieux de la valeur apparemment la plus récente.

Après préparation d'un brouillon, votre processus de vérification peut le comparer aux entrées consignées. Ne marquez pas une facture comme envoyée sur la base d'un statut de brouillon, ni comme payée parce qu'un paiement était attendu. Gardez ces événements distincts dans votre système.

Dans le CSV, l'étape de design fictive a une référence de projet connue mais un numéro de bon de commande non résolu. La ligne reste ouverte car la note source indique seulement qu'un bon pourrait exister. La personne responsable doit demander le numéro ou consigner qu'aucune référence n'a été fournie, puis conserver cette réponse dans le dossier.

Utilisez le modèle pour réduire les échanges entre le responsable client et la facturation. Adaptez les champs à votre processus approuvé et aux informations réellement fournies. Une détermination juridique ou fiscale relève d'une personne qualifiée ; cette liste opérationnelle ne peut pas la fournir.

Une transmission utile indique qui doit recevoir le brouillon, à quel travail approuvé il se rapporte, quelle source soutient son montant et son déclencheur et quelles questions restent ouvertes. Elle ne décide ni des exigences légales, taxes, droits au paiement ni du traitement d'une transaction. Ces décisions sont hors du but du registre.

Demandez à l'assistant Areinum d'organiser les détails administratifs fournis par rapport au dossier approuvé et de préparer une liste des manques. La personne chargée de facturation vérifie les sources et traite la facture selon le processus habituel.