Sigue un trabajo de impresión desde la admisión hasta el envío

Da al pedido un número estable y relaciónalo con la referencia del cliente que ya usa la imprenta. Registra producto, cantidad, material, acabados, método solicitado de entrega y fecha de confirmación. Copia los valores del pedido aceptado en vez de depender de la memoria o una nota en otra conversación.

Distingue la solicitud, la versión enviada para revisión y la aprobada para producción. Registra el arte exacto y una referencia de aprobación afirmativa, como correo fechado o prueba firmada. Si sigue abierta, muestra que el trabajo espera decisión.

Elige nombres de etapas que correspondan al trabajo de tu imprenta. Un pedido pequeño puede pasar por preimpresión, impresión, acabado, calidad, embalaje y despacho; otro puede omitir una etapa. La ficha es un registro sugerido, no una norma universal. Registra etapa observada, hora, persona y referencia al ticket, hoja de control u otra documentación.

Cuando la responsabilidad pase entre personas o áreas, indica qué se traspasó y qué falta. Si la cantidad es insuficiente, se retrasa un acabado o una máquina cambia el calendario, registra la excepción real y al siguiente responsable. No dejes un pedido como en producción si ya está embalado o necesita decisión del cliente.

Tres trabajos ficticios tienen etapas observadas y referencias distintas.

• Trabajo: Postales PR-401; Versión y respaldo: Prueba V2, correo de aprobación AP-401; Etapa: En cola de impresión; Fecha/hora: 2026-10-16 09:15, hora ficticia del taller; Observa: Quinn, coordinación ficticia; Respaldo: Ticket JT-401; Embalado: No; Despacho: No; Responsable siguiente: Casey, impresión ficticia; Acción: Registrar inicio real y cantidad terminada
• Trabajo: Carteles PR-402; Versión y respaldo: Arte V3, nota de aprobación AP-402; Etapa: Acabado; Fecha/hora: 2026-10-16 14:10, hora ficticia del taller; Observa: Sam, revisión ficticia; Respaldo: Control PC-402; Embalado: No; Despacho: No; Responsable siguiente: Avery, responsable ficticia de acabado; Acción: Registrar cantidad terminada y control de calidad
• Trabajo: Etiquetas PR-403; Versión y respaldo: Prueba V1, correo de aprobación AP-403; Etapa: Despachado; Fecha/hora: 2026-10-17 10:05, hora ficticia del taller; Observa: Robin, despacho ficticio; Respaldo: Registro de embalaje PK-403 y escaneo del transportista SH-403; Embalado: 800 de 800; Despacho: 2026-10-17 por transportista; Responsable siguiente: Jordan, coordinación ficticia; Acción: Comprobar entrega según el proceso acordado

El registro debe apuntar a la documentación en vez de duplicar cada archivo o mensaje. Usa el almacén aprobado para arte y aprobaciones y pon una referencia estable en el registro. Si una revisión reemplaza un archivo, conserva a qué versión se refería la aprobación y cuál usó el equipo.

Usa documentación que corresponda al evento. Una referencia de aprobación respalda la versión; un control respalda la etapa de producción; un escaneo respalda el despacho. Ninguna prueba todos los demás hitos. Si un evento no ocurrió o falta documentación, muéstralo en vez de poner una fecha prevista como si fuera real.

Antes de que salga un pedido, registra cantidad embalada, fecha y referencia de transportista o recogida según tu proceso. Si el cliente recoge el trabajo, conserva la prueba habitual. Sigue la entrega como evento separado del despacho y usa una confirmación de recepción solo cuando la tengas.

Si se retrasa el estado del transportista o el cliente informa un problema, conserva el evento anterior y añade la observación con hora y responsable. Esto crea un historial breve de lo conocido. No garantiza puntualidad ni resuelve una disputa sobre el producto físico.

Al comenzar turno o reunión, filtra trabajos cuya última etapa no tenga respaldo o cuya siguiente acción no tenga responsable. Pide a quien registró la etapa que aporte la referencia o corrija el estado. La revisión convierte la ficha en seguimientos concretos en vez de un color que nadie puede explicar.

La coordinación puede relacionar programación, materiales, aprobación de arte y siguiente traspaso físico. Registra lo que realmente ocurrió antes de mover el trabajo a la siguiente etapa.

El CSV muestra un trabajo en espera de impresión, uno en acabado y otro despachado. Cada etapa tiene una referencia separada y la siguiente acción pertenece a un rol ficticio nombrado. No hay confirmación de entrega de PR-403, por lo que la fila no lo llama entregado. Sustituye las referencias por tus registros reales y separa eventos previstos de completados.

Pide a Areinum Assistant organizar los detalles, referencia de aprobación y etapa registrada en un resumen de traspaso. La imprenta comprueba el trabajo físico y registra producción y despacho en su sistema habitual.