# Vérifier quels formulaires de sortie demandent encore une intervention Une structure prépare une sortie de groupe et doit savoir quels formulaires sont enregistrés comme reçus pour l'événement. La personne chargée de l'administration dispose d'une liste de participants et des statuts des documents, mais une entrée est vide et une autre concerne une autre sortie. Cet exemple fictif utilise des codes de participants plutôt que des renseignements sur de vrais enfants. Il prépare une liste administrative que la structure pourra vérifier. Canonical: https://areinum.com/fr/examples/childcare-trip-consent-status/ Language: fr Mis à jour: 2026-10-31 ## Exemple fictif La demande du dirigeant: Comparez notre liste pour la sortie au musée aux statuts des formulaires. Montrez ce qui demande une intervention et préparez des demandes uniquement lorsque le représentant est identifié. Informations fournies: - Visite fictive au musée le 16 juin : formulaire de la sortie reçu pour P01 ; P02 en attente ; aucun statut pour P03 ; pour P04, seul un formulaire d'un événement antérieur figure dans la liste fournie. - Dossiers fictifs des représentants : représentant autorisé identifié pour P02 et P04 ; l'entrée du représentant de P03 doit être vérifiée. Exemple de résultat: P01 : formulaire de la sortie reçu. P02 : en attente ; représentant identifié. P03 : statut et représentant à vérifier. P04 : aucun formulaire de la sortie actuelle indiqué ; représentant identifié. Préparer des messages séparés pour les représentants de P02 et P04, sous réserve de vérifier les statuts et les destinataires. La suite: La personne chargée de l'administration vérifie les dossiers manquants et les représentants autorisés, puis décide quels messages utiliser et comment traiter la participation. ## Vérifier le formulaire pour cette sortie précise La sortie fictive est une visite au musée le 16 juin. Pour P01, un formulaire pour cette sortie est enregistré comme reçu. P02 est indiqué en attente de formulaire. Aucun statut n'est saisi pour P03. Pour P04, un formulaire d'un événement antérieur est indiqué comme reçu, mais aucun formulaire pour la sortie actuelle ne figure dans la liste fournie. L'ancien formulaire de P04 ne doit pas être repris comme justificatif pour la visite au musée. La personne chargée de l'administration doit examiner l'entrée vide de P03 avant de tirer une conclusion sur l'autorisation. ## Identifier la bonne personne avant de préparer une demande Les dossiers fournis identifient un représentant légal autorisé pour P02 et P04. L'entrée concernant le représentant de P03 doit être vérifiée. Une liste préparée peut indiquer P02 en attente, P03 avec un statut et un représentant non vérifiés, et P04 sans formulaire enregistré pour cette sortie. Pour P02, un message pourrait dire : « Nous n'avons pas encore le formulaire rempli pour la visite au musée du 16 juin. Veuillez remplir le formulaire pour cette sortie ou nous informer si vous l'avez déjà envoyé afin que nous puissions vérifier nos dossiers. » Pour P04, un second message peut expliquer que le formulaire de la sortie actuelle n'a pas été trouvé dans la liste fournie et demander au représentant s'il a été envoyé. La personne chargée de l'administration vérifie d'abord chaque destinataire et le statut à jour. ## Laisser la structure résoudre les dossiers en attente La personne chargée de l'administration peut vérifier si le formulaire ou les coordonnées du représentant de P03 ont été consignés ailleurs et si P04 dispose d'un formulaire pour l'événement actuel qui ne figure pas encore sur la liste. Une personne autorisée décide de la suite selon la procédure de la structure. La mention « reçu » décrit le statut d'un document. C'est à la structure de décider si le formulaire satisfait aux exigences de l'événement et si le participant peut y prendre part. ## Utiliser uniquement les informations nécessaires à cette vérification L'exemple nécessite une référence d'événement, des références de participants, des statuts de formulaires et des informations sur les représentants autorisés. Les renseignements de santé et les autres données personnelles sans rapport ne sont pas nécessaires pour préparer cette liste. ## Vos questions ### Un ancien formulaire de sortie vaut-il pour la visite au musée ? La liste fournie ne permet pas de l'établir. La structure doit vérifier le formulaire et les exigences propres à cet événement. ### Un statut vide signifie-t-il que l'autorisation a été refusée ? Non. Cela signifie que le statut n'a pas été établi dans le dossier fourni. La personne chargée de l'administration doit vérifier les informations d'origine. ### À qui envoyer une demande pour un formulaire en attente ? La structure doit vérifier que le destinataire est un représentant autorisé du participant et que le formulaire manque toujours avant d'utiliser le message préparé. ## Sources et lectures complémentaires - [Documents Overview](https://www.procaresupport.com/procare-online/docs/documents-overview): Procare décrit son traitement des documents, notamment les formulaires de consentement aux événements et leurs statuts. ## À lire aussi - [L’IA pour les services de garde d’enfants et les activités périscolaires : examiner les formulaires d’événement et les demandes de changement de jour à venir](https://areinum.com/fr/ia-pour-services-de-garde-et-activites-periscolaires/) - [Préparer et utiliser des documents d'entreprise](https://areinum.com/fr/product/documents/) - [Trouver ce qui manque avant le début d'un projet client](https://areinum.com/fr/guides/missing-client-project-information/) Découvrir la démo: https://platform.areinum.com/ Découvrez comment Areinum aborde cette tâche. 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