# Qué revisar en una exportación de CRM antes de cambiar de sistema

Revisa qué contiene realmente la exportación antes de elegir destino o cambiar de sistema. Comprueba los tipos de registro, campos, relaciones, actividades y archivos frente a la herramienta receptora: una exportación que se abre bien aún puede omitir información o estructura que el equipo necesita.
Trata una exportación de CRM como una instantánea de datos seleccionados. Para evaluar su portabilidad, compárala con los registros y el contexto que el equipo necesitará después del cambio. Esta guía inventaría archivos y contenidos. Otras guías cubren la identificación de duplicados, las pruebas de migración de muestra y la planificación de la reversión.
Todas las organizaciones, cantidades de registros, nombres de archivos, campos y resultados de revisión del ejemplo y CSV son ficticios.

Canonical: https://areinum.com/es/guides/crm-export-review-before-switch/
Language: es
Actualizado: 2026-10-31

## Define qué debe trasladarse

Enumera los registros y el contexto que el equipo necesitará después del traslado. Contactos y empresas pueden ser evidentes, pero también importan oportunidades, tareas, llamadas, notas, adjuntos, campos personalizados y relaciones. Pregunta a quienes usan cada registro qué necesitan para continuar y registra el módulo de origen y la persona responsable de cada elemento.

Fija una fecha de exportación y anota filtros o vistas utilizados. Un archivo creado desde una vista filtrada contiene la parte seleccionada del sistema. Conserva intacta la exportación original y prepara una copia de trabajo para revisarla.


## Inspecciona directamente los archivos exportados

Abre cada archivo y comprueba encabezados, número de registros, codificación, valores vacíos e identificadores. Compara algunas filas con el sistema de origen para confirmar que los campos esperados llegaron a las columnas correctas. Registra los filtros y propiedades seleccionadas para que otra persona pueda repetir la exportación.

La documentación de HubSpot indica que las exportaciones de registros contienen valores actuales de propiedades y asociaciones. Describe opciones de selección de propiedades y relaciones y remite a métodos separados para actividades de contacto como llamadas o notas. Las opciones dependen del objeto y de la vía de exportación; verifica las de la cuenta que vas a dejar.


## Comprueba relaciones, actividad y adjuntos

Un archivo de contactos puede mostrar nombres y correos; verifica que también aparezcan los vínculos con empresas y oportunidades. Revisa los identificadores de relación y confirma que el destino pueda reconstruirlos. Comprueba después historial de actividades, archivos y otro contexto fuera de la exportación principal. Cada nota o adjunto necesita su propia confirmación en los archivos exportados.

La guía de importación de Notion ilustra por qué hay que comprobar el comportamiento del destino: un CSV crea filas y propiedades de base de datos, pero una nueva importación CSV no crea relaciones ni fórmulas nuevas. Importar o combinar añade filas en lugar de actualizar las existentes. Son límites específicos de Notion que ilustran que un destino puede no reconstruir todas las relaciones de origen.


## Define el mapeo al sistema de destino antes del cambio completo

Para cada campo importante de origen, nombra el campo de destino o márcalo como no admitido, transformado o pendiente de decisión. Prueba si las claves de relación tienen coincidencias estables y si el sistema receptor conserva las mismas distinciones. Pide a la persona responsable de cada flujo revisar la asignación en vez de depender solo de quien exportó.

Si un campo no tiene destino claro, decide si conservarlo en un archivo, moverlo de otra forma o excluirlo con un motivo registrado. Mantén visible la decisión. Documenta cómo interpretará el destino cada valor para que el equipo pueda usar los nuevos registros.


## Ejemplo: el archivo de actividad que falta

En esta revisión ficticia, Willow CRM produce una exportación de contactos con 24 registros y otra de empresas con 8. Las filas de contactos contienen nombres y correos actuales, y varias incluyen una referencia de empresa. El equipo no encuentra notas de llamadas en ninguno de los archivos. El registro indica que el historial de actividad necesita una comprobación aparte antes de aprobar el destino.

El equipo también sigue tres identificadores de contacto a empresa entre los archivos y descubre que uno de los identificadores de empresa referenciados falta en la exportación de empresas. Registra el vacío y asigna a alguien para investigarlo antes de cualquier prueba de importación. El ejemplo ficticio recoge un hallazgo sin atribuir a ningún proveedor una pérdida de datos ni una migración exitosa.


## Mantén separada la siguiente operación

La revisión de exportación responde qué datos y contexto están presentes. Una revisión de duplicados decide si dos registros son la misma entidad. Una migración de muestra prueba el comportamiento de datos seleccionados tras importarlos. Un plan de reversión decide cómo restaurar el servicio y recoger los cambios realizados después de cambiar de sistema. Son pasos relacionados que requieren evidencias y decisiones distintas.

Usa el inventario para decidir si está lista una migración de muestra. Conserva el acceso al sistema anterior hasta que las personas responsables comprueben exportaciones, relaciones y comportamiento del destino.


## Usar Areinum

Pide a Areinum Assistant organizar los archivos y descripciones de campos aportados en un inventario y una lista de vacíos que comprobar con el sistema de destino. Mantén intacta la exportación original mientras revisas una copia de trabajo.


## Preguntas frecuentes

### Si el CSV se abre, ¿está completa la exportación?

Abrirlo muestra que es legible. Compara sus registros, campos, relaciones, actividades y archivos con el alcance que necesita tu equipo.

### ¿Y si faltan actividades o adjuntos?

Registra el vacío y comprueba si hay una exportación separada y si el destino puede usarla. Conserva la fuente disponible hasta que el equipo decida cómo tratar el contexto ausente.

### ¿Esta inspección sustituye una prueba de migración?

No. Usa el inventario para planificar una prueba de muestra separada y una vía de recuperación antes de cambiar el flujo real.

### ¿Puedo usar la exportación del CRM de mi empresa en la demo?

La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Pregunta por el acceso y si tu exportación puede usarse para la inspección que quieres hacer.

## Fuentes y lecturas adicionales

- [Export your records](https://knowledge.hubspot.com/import-and-export/export-records): HubSpot documenta exportaciones con valores actuales y asociaciones, opciones de selección y vías separadas para actividades de contacto. Documentación específica de HubSpot. El contenido y las opciones dependen del objeto, vista, permisos y configuración. No establece portabilidad completa a otro sistema. (2026-10-18)
- [Import data into Notion](https://www.notion.com/help/import-data-into-notion): Notion documenta importaciones CSV como filas y propiedades y dice que una importación nueva no crea relaciones ni fórmulas y añade filas en lugar de actualizarlas. Documentación de importación de Notion, no una especificación universal de migración ni una guía completa de exportación de CRM. (2026-10-18)

Descargar la hoja original (Archivo en inglés): https://areinum.com/guides/crm-export-review-before-switch/crm-export-contents-inventory.csv

## Inventario del contenido exportado del CRM

Todas las organizaciones, cantidades de registros, nombres de archivos, campos y resultados de revisión del ejemplo y CSV son ficticios.

| Módulo de origen | Archivo exportado | Fecha de exportación | Filtros y opciones | Contenido esperado | Relaciones incluidas | Actividades o archivos | Comprobación de exportación | Vacío encontrado | Responsable | Estado |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Contactos | contacts.csv | 2026-10-17 | Vista ficticia de clientes activos; CSV UTF-8; campos seleccionados: nombre, correo, responsable, ID; ID de empresa asociada incluido | 24 registros con nombre, correo, responsable e ID | Referencia de empresa en filas seleccionadas | Notas de llamadas sin comprobar | Seguir 3 ID de contacto y sus referencias de empresa entre archivos | Falta un ID de empresa referenciado en companies.csv | Morgan Lee | Revisión requerida |
| Empresas | companies.csv | 2026-10-17 | Empresas ficticias vinculadas a clientes activos; CSV UTF-8; campos: nombre, dominio, ID; opciones de asociación de contacto sin verificar | 8 registros con nombre y dominio | Vínculos de contacto por verificar | Adjuntos sin comprobar | Comparar 2 filas de empresas exportadas con sus registros originales | Cantidad de relaciones sin confirmar | Riley Park | En curso |
| Oportunidades | deals.csv | 2026-10-17 | Vista ficticia de oportunidades abiertas; CSV UTF-8; campos: etapa, valor, fecha de cierre, ID; ID de contacto y empresa seleccionados; presupuestos excluidos | 6 registros con etapa, valor y fecha de cierre | Vínculos de contacto y empresa seleccionados | Presupuestos requieren comprobación aparte | Seguir 2 oportunidades exportadas hasta sus ID de contacto | Un archivo de presupuesto no está en esta exportación | Sam Patel | Vacío registrado |
| Actividades | activity-export.csv | No exportado | Alcance ficticio previsto: llamadas y notas de cuentas activas con ID de contacto; vía, filtros y opciones de exportación aún sin verificar | Llamadas y notas de cuentas activas | Se requieren vínculos a ID de contacto | Vía de exportación aún sin verificar | Buscar una llamada conocida y una nota en los archivos | Puede necesitarse un método separado de exportación | Taylor Chen | Sin probar |

1. Crea una fila por módulo o archivo. Registra fecha, filtros, campos, opciones de relaciones y persona responsable de comprobar.
2. Compara una muestra con el origen y sigue identificadores entre archivos. Mantén explícitos los vacíos de relaciones, actividades y adjuntos. Usa los hallazgos para preparar una prueba separada de importación de muestra.
3. Todas las cantidades, archivos, personas y vacíos son ficticios. El CSV registra la inspección; terminarla requiere evidencias del origen y destino reales.

## Contenido relacionado

- [Revisa los registros duplicados de clientes antes de importar](https://areinum.com/es/guides/review-crm-duplicates/)
- [Prueba una migración de CRM con una muestra pequeña](https://areinum.com/es/guides/test-crm-migration-sample/)
- [Prepara un plan de reversión antes de cambiar de software](https://areinum.com/es/guides/prepare-crm-rollback/)
- [Una conversación para el trabajo que hay detrás de tu negocio](https://areinum.com/es/product/assistant/)

Ver la demo: https://platform.areinum.com/

La demo usa datos de una empresa de ejemplo. Puede que tengas que coordinar el acceso por separado.