# KI für kleine Kanzleien: Aufnahme und Verwaltung organisieren Eine neue Anfrage trifft mit einem Namen und einer kurzen Beschreibung ein, aber im Aufnahmeformular der Kanzlei sind noch administrative Felder leer. Bevor jemand über die Annahme des Mandats entscheidet, braucht es einen klaren Eintrag über vorhandene und zu prüfende Angaben. Die Beispiele betreffen Vorbereitung und Verwaltung. Ein Anwalt oder ein berechtigtes Mitglied der Kanzlei trifft die fachlichen und geschäftlichen Entscheidungen. Canonical: https://areinum.com/de/ki-fuer-kleine-anwaltskanzleien/ Language: de Aktualisiert: 2026-11-04 ## Fiktives Beispiel Die Anfrage des Inhabers: Vergleichen Sie diese neue Anfrage mit unseren freigegebenen Aufnahmefeldern und listen Sie die administrativen Angaben auf, die noch fehlen. Bereitgestellte Informationen: - Das fiktive Formular verlangt Namen und Kontaktart des potenziellen Mandanten sowie den Namen der Gegenpartei. - Die Anfrage enthält Namen und Kontaktart, aber das Feld für die Gegenpartei ist leer. Beispielergebnis: Name: angegeben. Kontaktart: angegeben. Gegenpartei: fehlt. Frageentwurf: „Bitte teilen Sie uns, falls bekannt, den Namen der Gegenpartei mit.“ Aufnahmestatus: unvollständig. Der nächste Schritt: Ein berechtigtes Kanzleimitglied prüft die Anfrage und entscheidet über das weitere Vorgehen. Das Ausfüllen des Formulars bedeutet keine Mandatsannahme. ## Die freigegebenen Aufnahmefragen der Kanzlei verwenden Beginnen Sie mit den Feldern, die die Kanzlei für diese Art Anfrage bereits freigegeben hat. Vergleichen Sie sie mit den gelieferten Informationen und bereiten Sie eine kurze Liste fehlender Punkte vor, statt den potenziellen Mandanten die ganze Geschichte wiederholen zu lassen. Ist ein Feld unklar, markieren Sie es zur Prüfung. Ein vollständiges Verwaltungsformular bedeutet nicht, dass die Kanzlei das Mandat angenommen hat. Sie entscheidet, welche Informationen angemessen zu erheben sind. ## Zuordnungen der Beteiligten und Dokumentunterschriften prüfen Ein Namensvergleich mit verfügbaren Mandats- und Kontaktunterlagen kann mögliche Treffer für die Kanzleiprüfung zeigen. Ähnliche Namen können unterschiedliche Personen bezeichnen und ein unvollständiges Register kann einen relevanten Eintrag auslassen. Verwenden Sie für ein freigegebenes Dokument die genaue Fassung und den verfügbaren Unterschriftsstatus. Eine Unterschriftsanfrage und eine bestätigte Unterschrift sind verschiedene Ereignisse. Zeigt die Quelle keinen aktuellen Status, erfassen Sie ihn als unbekannt. ## Eine nutzbare Übergabe vorbereiten Übernimmt eine andere Person administrative Arbeit zu einem Mandat, listen Sie offene Aufgaben, jeweils erfasste Zuständige und das Datum der letzten Aktualisierung auf. Markieren Sie nicht zugewiesene Arbeit und veraltete Statusangaben, statt Fristen zu erfinden. Ein Rechnungsentwurf kann aus freigegebenen Zeiten und Ausgaben anhand der bereitgestellten Sätze erstellt werden. Die zuständige Person prüft unvollständige Einträge und die Summe vor einem weiteren Abrechnungsschritt. ## Aufgaben, bei denen Sie Hilfe bekommen können Veranschaulichendes Szenario mit Beispieldaten. ### Fehlende Aufnahmefelder erkennen Vergleichen Sie eine eingehende Anfrage mit den freigegebenen administrativen Aufnahmefeldern der Kanzlei und bereiten Sie die fehlenden Fragen vor. Was Sie bereitstellen: Freigegebene Feldliste und die in der Anfrage gelieferten Angaben. Das Ergebnis: Eine Aufnahmeübersicht mit ausgefüllten, fehlenden und unklaren Feldern. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Die berechtigte Person hat die erforderlichen Aufnahmefelder bestätigt oder festgehalten, welche offenbleiben. Was noch geprüft werden muss: Die Kanzlei entscheidet über die Annahme des Mandats; die Übersicht ist keine Rechtsberatung. ### Mögliche Parteiübereinstimmungen sichtbar machen Vergleichen Sie von der Kanzlei gelieferte Parteinamen mit dem verfügbaren Mandats- und Kontaktregister und zeigen Sie mögliche Treffer mit ihren Quellen. Was Sie bereitstellen: Zu prüfende Namen und eine zugelassene, verfügbare Liste bestehender Mandate und Parteien. Das Ergebnis: Eine Liste möglicher Treffer zur Prüfung durch ein Kanzleimitglied. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Die berechtigte prüfende Person der Kanzlei hat die Treffer untersucht und das Ergebnis nach ihrem Verfahren dokumentiert. Was noch geprüft werden muss: Eine prüfende Person untersucht mögliche Konflikte; kein Treffer in den verfügbaren Unterlagen räumt einen Konflikt nicht aus. ### Den Unterschriftsstatus eines freigegebenen Dokuments prüfen Führen Sie die Kennung des freigegebenen Dokuments, die Unterzeichnerliste und aktuell erfasste Statusangaben in einer Ansicht zusammen. Was Sie bereitstellen: Freigegebene Dokumentfassung, erwartete Unterzeichner und verfügbare Unterschriftseinträge. Das Ergebnis: Eine Statusliste mit bestätigt, ausstehend oder unbekannt je Unterzeichner. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Die Kanzlei hat die Bestätigung jeder erforderlichen Unterschrift erhalten oder den ausstehenden Status erfasst. Was noch geprüft werden muss: Eine gesendete Anfrage ist kein unterschriebenes Dokument. ### Eine Rechnung zur Prüfung vorbereiten Ordnen Sie freigegebene Zeiten und Ausgaben nach Mandat für einen gewählten Zeitraum und berechnen Sie mit den gelieferten Sätzen einen Entwurf. Was Sie bereitstellen: Freigegebene Zeit- und Ausgabeneinträge, Sätze, Mandatsreferenz und Abrechnungszeitraum. Das Ergebnis: Entwurfspositionen, eine zu prüfende Summe und eine Liste von Einträgen mit fehlenden Pflichtangaben. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Eine berechtigte Person hat die Einträge geprüft und Ausnahmen vor Ausstellung der Rechnung geklärt oder ausdrücklich zurückgestellt. Was noch geprüft werden muss: Die Kanzlei prüft den Entwurf und entscheidet, ob sie ihn ausstellt. ### Offene administrative Aufgaben übergeben Fassen Sie die Aufgaben eines Mandats, ihre erfassten Verantwortlichen und die letzte bekannte Aktualisierung zusammen. Was Sie bereitstellen: Mandatsreferenz, Aufgabenliste, zuständige Personen und letzte verfügbare Statusangaben. Das Ergebnis: Eine Übergabe mit offener Arbeit, zugewiesenen Verantwortlichen und Punkten mit unbekanntem Status. Wann die Aufgabe abgeschlossen ist: Die empfangende Person hat die Übergabe geprüft und bestätigt, wer jeden offenen oder unklaren Punkt bearbeitet. Was noch geprüft werden muss: Leiten Sie aus einem alten Aufgabeneintrag weder Rechtsfristen noch Arbeitsfortschritt ab. ## Ihre Fragen ### Räumt ein fehlender Namenstreffer einen möglichen Konflikt aus? Nein. Eine Namenssuche umfasst nur die gelieferten Informationen und die dafür verfügbaren Unterlagen. Die Kanzlei prüft das Ergebnis nach ihrem Verfahren. ### Kann das entscheiden, ob wir ein Mandat annehmen sollten? Nein. Es kann eine administrative Übersicht vorbereiten und fehlende Felder zeigen. Die Entscheidung bleibt bei der Kanzlei. ### Wie behandeln wir ein Dokument ohne aktuellen Unterschriftseintrag? Halten Sie den Status unbekannt und prüfen Sie die freigegebene Fassung und den Unterschriftseintrag. Eine Einladung zur Unterschrift ist keine abgeschlossene Unterschrift. ### Kann ich die Aufnahme mit einem laufenden Mandat ausprobieren? Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Fragen Sie vor der Nutzung von Mandantenmaterial, ob der Aufnahmeablauf und die dafür nötigen Zugriffe verfügbar sind. ## Quellen und weitere Informationen - [The Client Intake Process: Steps to Take for Law Firms](https://www.clio.com/blog/client-intake-process-stages/): Clio beschreibt Schritte der Mandantenaufnahme einschließlich Fragebögen, Dokumenten, Unterschriften und Mandatseinrichtung. - [Workflow Recipes: 15 Automations You Can Implement This Month](https://www.clio.com/resources/ai-for-lawyers/ai-automation-recipes/): Clio beschreibt mögliche administrative Abläufe zu potenziellen Konfliktprüfungen, Mandatsaufgaben und Rechnungsentwürfen. - [Run Conflict Checks in Clio Manage and Clio Grow](https://help.clio.com/hc/en-150/articles/41182681954331-Run-Conflict-Checks-in-Clio-Manage-and-Clio-Grow): Clio dokumentiert die Suche in Kontakten und Mandaten während einer Konfliktprüfung. - [What are your Client Intake and Case Management Processes?](https://www.reddit.com/r/LawFirm/comments/ob06lg/what_are_your_client_intake_and_case_management/): Eine öffentliche Diskussion enthält verschiedene Ansätze zur Sammlung von Aufnahmeinformationen. - [Solo Law Office: Online client intake forms completion set up?](https://www.reddit.com/r/LawFirm/comments/1jn3zy1/solo_law_office_online_client_intake_forms/): Eine Person in Vorbereitung einer Einzelkanzlei fragt nach Online-Aufnahmeformularen und zugehörigen Dokumenten. ## Passende Inhalte - [Ein Aufnahmepaket bei fehlenden Angaben vorbereiten](https://areinum.com/de/examples/law-firm-incomplete-intake/) - [Geschäftsdokumente vorbereiten und bearbeiten](https://areinum.com/de/product/documents/) - [Den nächsten Schritt prüfen, bevor er andere betrifft](https://areinum.com/de/product/decisions-and-control/) - [Arbeit übergeben, ohne Details zu verlieren](https://areinum.com/de/guides/hand-work-over-without-losing-details/) - [Fehlende Informationen vor Beginn eines Kundenprojekts finden](https://areinum.com/de/guides/missing-client-project-information/) Demo ansehen: https://platform.areinum.com/ Die Demo verwendet Daten eines Beispielunternehmens. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.