# Das Team bei der freigegebenen Angebotsvorlage halten

Eine Angebotsvorlage kann Kopien im Vertriebsordner, einem Starterpaket und einer alten E-Mail haben. Geben Sie dem Team einen verlässlichen Ort für die aktuelle Vorlage und verfolgen Sie Kopien, die bei Änderungen Aufmerksamkeit brauchen.

Canonical: https://areinum.com/de/guides/keep-approved-proposal-template-current/
Language: de
Aktualisiert: 2026-10-31

## Den Umfang der Vorlage festlegen

Nennen Sie den Zweck jeder wiederverwendbaren Vorlage, etwa neues Projekt oder wiederkehrende Leistung. Bestimmen Sie, wer Änderungen freigibt und wer die Datei pflegt. Ein fertiges Kundenangebot ist ein separater Projekteintrag mit eigener Historie.

Entscheidungen zu aktuellen Preisen, Rabattbefugnis und kundenspezifischen Bedingungen bleiben bei den jeweiligen Verantwortlichen. Ein freigegebenes Layout genehmigt nicht jedes später eingetragene kommerzielle Detail.


## Einen klaren Ort für die Vorlage festlegen

Wählen Sie einen bestehenden Ort, den das Team öffnen kann. Erfassen Sie Masterdatei, Fassung, Verantwortlichen und Freigabedatum sowie einen kurzen Hinweis zu Verwendung und Kontakt bei Problemen.

Beschränken Sie Bearbeitungen nach den Zuständigkeiten des Teams. Ein sichtbarer Link hilft beim Finden, aber der Verantwortliche sollte den Zugriff der vorgesehenen Nutzer prüfen.


## Kopien nach einer Änderung verfolgen

Im fiktiven Register ist Version 4 einer Vorlage für neue Projekte der aktuelle Master. Die Kopie im Vertriebsordner wurde ersetzt, während die Bestätigung für das Desktop-Starterpaket noch aussteht. Eine Version-3-Kopie im Starterpaket ist zur Ausmusterung markiert.

Für die Vorlage wiederkehrender Leistungen steht eine eigene Prüfung durch den Verantwortlichen aus. Markieren Sie sie nicht allein deshalb als aktuell, weil die Vorlage für neue Projekte freigegeben ist. Alle Namen, Fassungen und Orte im Arbeitsblatt sind fiktiv.

1. Listen Sie Orte aktiver Startkopien auf.
2. Ersetzen oder verwerfen Sie jede Kopie und erfassen Sie die bestätigende Person.
3. Bewahren Sie historische Kundenangebote als Projekteinträge auf und kennzeichnen Sie sie gegenüber wiederverwendbaren Vorlagen.


## Das Register bei Änderungen prüfen

Aktualisieren Sie den Eintrag, wenn der Verantwortliche eine Überarbeitung freigibt, der Master umzieht oder jemand eine veraltete Kopie meldet. Erfassen Sie Fassung und Freigabedatum und teilen Sie Angebotserstellern den Fundort mit.

Bewahren Sie frühere Master bei Bedarf für die Historie im Archiv. Die offene Arbeit endet erst, wenn relevante Kopieorte geprüft wurden.


## Die Aktualisierung mit Areinum organisieren

Geben Sie dem Areinum Assistant Masterdetails und bekannte Kopieorte und bitten Sie um eine prüfbare Aktualisierungsliste. Die zuständige Pflegeperson bestätigt den Master und prüft Orte mit den bestehenden Werkzeugen des Teams.


## Ihre Fragen

### Sollten fertige Kundenangebote bei einer Vorlagenänderung gelöscht werden?

Nein. Bewahren Sie sie bei Bedarf als Projekteinträge und unterscheiden Sie sie vom aktuellen wiederverwendbaren Master.

### Wer darf die neue Vorlage freigeben?

Das Unternehmen sollte die berechtigte Person benennen. Die Pflegeperson kann eine andere sein.

### Was, wenn wir nicht wissen, ob eine Startkopie ersetzt wurde?

Lassen Sie den Ort offen und bitten Sie seine zuständige Person um Bestätigung. Ein geänderter Master beweist keine Aktualisierung aller Kopien.

## Quellen und weitere Informationen

- [Wikis and verified pages in Notion, Notion Help Center](https://www.notion.com/help/wikis-and-verified-pages): Notion beschreibt Seitenverantwortliche, Prüfzeiträume und Benachrichtigungen bei ablaufender Verifizierung als Beispiele für die Pflege von Wissensseiten. Dies beschreibt Notion-Funktionen abhängig von Tarif und Konfiguration; die Nutzung einer Vorlage ist damit nicht belegt. (2026-10-18)

Originalvorlage herunterladen (Englische Datei): https://areinum.com/guides/keep-approved-proposal-template-current/proposal-template-register.csv

## Passende Inhalte

- [Was vor der Zustimmung des Kunden zu einem Angebot zu klären ist](https://areinum.com/de/guides/clarify-proposal-before-client-agrees/)
- [Festlegen, wer eine Rabattausnahme freigeben darf](https://areinum.com/de/guides/discount-exception-approval-rules/)
- [Widersprüchliche Preislistenfassungen klären](https://areinum.com/de/guides/conflicting-price-list-versions/)

Demo ansehen: https://platform.areinum.com/

Die Demo ist auf Englisch. Der Zugang muss möglicherweise vereinbart werden.